Eine der größten Herausforderungen im Alltag ist es, den Tag sinnvoll zu planen und dabei alle Aufgaben effizient zu erledigen. Oftmals verliert man sich in der Vielzahl von To-Do-Listen, Deadlines und spontanen Anforderungen. Ein einfacher Lifehack, um den Tag produktiver zu gestalten und Prioritäten richtig zu setzen, ist die Anwendung der „Eisenhower-Matrix“.
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Was ist die „Eisenhower-Matrix“?
Die „Eisenhower-Matrix“ wurde von Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA, entwickelt und dient dazu, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Sie hilft dabei, den Tag strukturierter anzugehen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dabei werden Aufgaben in vier Kategorien unterteilt:
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Wichtig und dringend: Diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden. Sie haben hohe Priorität und sollten als erstes angegangen werden, da sie direkt Auswirkungen auf dein Ziel oder deine Arbeit haben.
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Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben sind wichtig, aber sie können auch etwas später erledigt werden. Hier geht es um langfristige Ziele, Projekte oder persönliche Weiterentwicklung. Man sollte diese Aufgaben ebenfalls zeitnah in den Plan aufnehmen, um sie nicht zu vernachlässigen.
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Nicht wichtig, aber dringend: Diese Aufgaben müssen zwar erledigt werden, haben aber keine hohe Priorität in Bezug auf deine langfristigen Ziele. Sie können oft delegiert oder verschoben werden.
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Nicht wichtig und nicht dringend: Diese Aufgaben haben keine Dringlichkeit und wenig bis keine Bedeutung für deine Ziele. Sie sollten entweder ganz eliminiert oder ganz ans Ende der Liste verschoben werden.
Wie funktioniert die Anwendung der Eisenhower-Matrix im Alltag?
Die Anwendung der Eisenhower-Matrix ist ganz einfach: Beginne deinen Tag damit, alle Aufgaben, die du erledigen musst, aufzuschreiben. Danach ordnest du jede Aufgabe einer der vier Kategorien zu. Dies kann auf einem Blatt Papier, in einer App oder auf einer digitalen Notiz erfolgen.
Hier sind einige Beispiele, wie du Aufgaben einordnen könntest:
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Wichtig und dringend: Ein bevorstehendes Meeting oder eine dringende Kundenanfrage, die sofort bearbeitet werden muss.
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Wichtig, aber nicht dringend: Eine geplante Präsentation, die du noch in der nächsten Woche halten musst, oder das Erarbeiten von langfristigen Strategien.
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Nicht wichtig, aber dringend: Ein Anruf bei einer nicht dringenden Angelegenheit oder das Beantworten von E-Mails, die keine unmittelbare Auswirkung auf deine Arbeit haben.
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Nicht wichtig und nicht dringend: Das Scrollen in sozialen Medien oder das Durchsehen von Nachrichten, die wenig Mehrwert bieten.